עצור, ביקורת לפניך!
מאת טל אהרוני
עורכי דין מנהלים עניינים כספיים ונכסים רבים עבור לקוחותיהם, בין אם באמצעות גבייה מלקוחות, באמצעות ניהול פיקדונות או תביעות כנגד חייבים. שנים רבות העניקו הלקוחות עצמאות רבה, כמעט מוחלטת, לפירמות המשפטיות, בכל הקשור לניהול עניינים פיננסיים. במרוצת הזמן, ועם התגברות התופעות השליליות של מעילות על ידי עורכי דין שסרחו, החלו לצוץ חברות העוסקות בבקרה ובפיקוח על משרדי עורכי הדין.
חברת אלקלעי-מונרוב היא אחת מהראשונות שזיהו את הפוטנציאל העסקי הגלום בעריכת בדיקות כאלו. החברה מתמחה בבקרה, ייעוץ וניהול בתחומים רבים - איתור ומניעת הונאות, ביקורת פנימית, ביקורת ואבטחת מערכות מידע ממוחשבות, ופיתחה ושכללה את הנישה של בדיקת התנהלות משרדי עורכי דין בכל הקשור לגבייה. מאז הקמתה, היקף העבודה רק הולך וגדל.
רו"ח עופר אלקלעי, מבעלי החברה, מספר כי "הרעיון של בדיקת משרדי עורכי דין על ידי מעסיקיהם נתפס עד לפני כמה שנים כהזוי ובלתי אפשרי".
מה הביא לשינוי?
"כמה אירועים חמורים של הונאות ומעילות, מצד עורכי דין שהיו אמונים על כספי הלקוחות. הפרשיות זכו לסיקור תקשורתי והשפיעו לרעה בעיקר על תדמית עורכי הדין. חברות הפסידו סכומי כסף גבוהים והנפגעים העיקריים היו דווקא עורכי הדין הישרים וההגונים. אז חלה חשיבה מחודשת אצל החברות המעסיקות משרדי עורכי דין. הן שאלו אילו בקרות יש על פעילות עורכי הדין. אולי עורכי הדין גובים כסף ואינם מדווחים? אולי הם משתמשים בכסף ומעבירים אותו באיחור? אולי הם מבקשים שכר טרחה או הוצאות מנופחות? אז התברר, שכמעט ואין ביקורת חיצונית בנושא. עם הזמן, לקוחות נוספים ביקשו את השירות".
בעצם, אתם מחליפים את מנהלי החשבונות, בתוך החברות הגדולות. שהם יעבדו מול הפירמות, למה צריך אתכם?
"ראשית, מדובר במסות של תיקים וחייבים, שמגלגלים כסף רב. בעבר הלא רחוק, כל תהליך הגבייה היה נעשה בתוך החברות, אך בשנים האחרונות, בעיקר אצל החברות הגדולות, התיקים הולכים למשרדי עורכי דין חיצוניים המתמחים בכך. הכסף שהם גובים נכנס לחשבון נאמנות שהמשרד מנהל, ובסוף המשרד מעביר לחברה את הכסף. קשה מאוד לעשות מעקב כאשר יש כל כך הרבה תיקים, ויש המון חובות קטנים, לצד סכומי כסף גדולים, ומן הסתם גם הרבה פיתויים. התפתחה ההבנה שצריכה להיות מערכת בדיקה כלשהי".
חיסכון של מיליוני שקלים
כיצד מתבצעת החקירה?
"זו לא חקירה, אלא ביקורת לכל דבר, שנעשית בשיתוף פעולה מלא עם המשרד. הלקוח מתקשר למשרד עורכי הדין ומודיע לו שהתקבלה החלטה לבדוק, ואנחנו מודיעים להם מתי נגיע ומה עליהם להכין. הבדיקה נעשית במשרדים של עורכי הדין, ובדרך כלל ברוח טובה".
נכנסים לתוככי הספרים?
"אנחנו ממש נכנסים לספרים, לתוכנת העו"דכנית, מבקשים מסמכים, תיקים וכל מה שאנחנו צריכים על מנת לבדוק את ההתנהלות הכספית כלפי הלקוח. אנחנו לא נוגעים לכל מה שקשור לצד המשפטי".
כמה זמן עורכת בדיקה שכזו?
" התהליך כולו, מתחילתו ועד סופו, נמשך כחודשיים".
האם קרה שמשרד לא הסכים להיבדק?
"לא נתקלתי בסירוב. צריך לזכור ששוק הגבייה הוא מאוד רווי ומאוד תחרותי. אף משרד לא יכול לומר ללקוח שהוא לא מסכים שיעשו אצלו ביקורת. זה מריח לא טוב".
כיצד אתה יכול לחוות דעתך במקרה שפעילות כלשהי של הפירמה קשורה בשיקולים ובצדדים המשפטיים?
"אנחנו לא נכנסים בכלל לשיקול הדעת של עורך הדין - למה הוא מכר את הנכס לזה ולא להוא, או למה הוא החליט לעכב הליך וכדומה. אנחנו מתעסקים רק בצד הכספי, בודקים שהתיק מטופל כמו שצריך מכל הבחינות - מתי המשרד קיבל את התיק, מתי הוא שלח מכתבי התראה, מתי הרימו טלפון ללקוח, מתי נעשתה גבייה, אילו סכומים הועברו ועוד".
ואיך נראה שלב המסקנות?
"בסוף כל בדיקה אנחנו מגישים ללקוח דו"ח מפורט, שבו מציינים היכן הליקויים. בעזרת הדו"ח גם המשרד יכול לשפר תהליכים. בסופו של דבר, העבודה שלנו משפרת מאוד את הגבייה והיא מאוד כלכלית מבחינת הלקוח. במקרים רבים מחזירים להם סכומים לא מבוטלים, וחוסכים, להערכתי, מיליוני שקלים לכלל הלקוחות שלנו".
אילו סנקציות מופעלות על המשרד הנבדק כאשר נמצאים ליקויים?
"פעמים רבות הגוף המזמין מבקש לשפר את הליקויים שנמצאו תוך כמה חודשים. במקרים קיצוניים לוקחים מהמשרד תיקים או שפשוט הלקוח אפילו מחליט להפסיק את העבודה עם המשרד. כמובן שכאשר מתגלות אי התאמות בכל הקשור להעברת כסף, ישנה סנקציה של החזרת כסף. המשרדים שנבדקים יודעים שהבדיקה יכולה להביא להפסקת עבודתם אך גם לקבלת תו איכות, היכול לשמש אותם גם לצרכים שיווקיים".
באילו מקרים דרשתם מהמשרדים להחזיר כסף?
למשל, כאשר נמצא כסף לא משויך. משרדים שמתעסקים במסות של תיקים, גובים לפעמים כסף מחייב ולא יודעים למי לשייך אותו. ואז הכסף נשאר אצלם עד ל'בירור'. זה יכול לקחת זמן רב וכך יכולים להצטבר עשרות אלפי שקלים שהלקוח בכלל לא יודע על קיומם. הכסף הזה צריך להיות אצל הלקוח ולא אצל עורך הדין. ברוב המקרים זה נעשה בתום לב ולא כהונאה. יש גם טעויות רבות בחישוב שכר טרחה, טעויות בהוצאות, גביות כפולות ועוד".
בדיקה לגיטימית
ללא יחסי אמון, שקיפות מלאה ונוהלי עבודה תקינים בין הלקוח
